|
Volvohandelns Utveckling AB (VU), som fungerar som en samordnande organisation för Volvohandlarna, har genomfört en gemensam upphandling av ekonomisystem för återförsäljarna i Sverige. Upphandlingen gäller alla drygt 40 Volvo-Renaulthandlare och kan även komma att omfatta Volvohandlare i övriga Norden. När implementeringen är klar, ska omkring 500 slutanvändare på återförsäljarnas ekonomiavdelningar ha tillgång till systemet via PC. De olika återförsäljarna delar ingen information, utan utgör helt fristående enheter. Service till bilägarna
Målet med ett nytt system var att modernisera och effektivisera processerna hos återförsäljarna. Den manuella inmatningen skulle minimeras och alla fakturor gå genom systemet.
— Vi går igenom en process för effektivisering av vår befintliga service till bilägarna, säger Bengt Åke Andersson, VD Volvohandelns Utveckling AB. Personbilsanläggningarna arbetar med att förbättra kommunikation, logistik och kundmottagning. Ett nytt ekonomisystem är en viktig del i denna process.
Inga utvecklingsmöjligheter
Det gamla ekonomisystemet var föråldrat och saknade utvecklingsmöjligheter. På önskelistan stod ett modernt system, med ny funktionalitet och bättre integration till systemet för verksamhetsstyrning. Varje enskild bil med kostnad och intäkt behövde också följas upp bättre.
— Vi såg ett behov av ett analyssystem för att kunna analysera trender, mäta produktionskostnader, göra verksamhetsanalyser och utvärderingar, säger Bengt Åke Andersson. Kort sagt allt man kan göra med ett modernt databasbaserat system.
Systemen integreras
VU har sedan 1996 ett avancerat specialsystem för verksamhetsstyrning, TACDIS (Truck and Car Dealer Information System), byggt på IFS tekniska plattform Foundation1™. Systemet, med 5000 användare, består av en säljkonfigurator, ett system för verkstäder och ett reservdelssystem. TACDIS integreras nu med IFS Ekonomisystem. Information från systemen slussas automatiskt till ekonomisystemet där redovisning och administration hanteras.
Val av leverantör
I upphandlingen granskades 16 leverantörer. Systemen synades noggrant vad gäller funktionalitet och pris. En referensgrupp av VU-konsulter och ekonomi- och redovisningschefer från återförsäljarna, granskade under sex månader olika system.
IFS valdes i huvudsak för hög funktionalitet i ekonomisystemet och för att den redan använda Foundation1-miljön gjorde att användarna kände sig hemma. Foundation1 skapade också goda möjligheter att samordna informationen mellan systemen. Dessutom gör IFS Applications komponentbaserade struktur att systemen går att bygga ut efterhand.
Delar kostnader
Även om det i VU:s fall funnits utrymme för en del specialanpassningar, innebär en gemensam upphandling till viss del standardiserade lösningar.
— Fördelarna med en gemensam upphandling är dock att de involverade kan lära av varandra, samt att integrationskostnaderna, som annars utgör en stor del av den totala kostnaden, delas, säger Niklas Andersson, projektledare på IFS.
Parallell inkörning
Implementeringen, som hittills gått bra, har delats in i etapper och skett parallellt hos återförsäljarna. Sydvästra Sverige har varit först ut.
— Initialt var det jobbigt eftersom användarna var vana vid ett teckenbaserat, och inte som nu Windowsbaserat, gränssnitt, säger Bengt Åke Andersson.
Standardiserad utbildning
Utbildningen har skett i större grupper som suttit samlade hos 4–5 av återförsäljarna.
— Vi har fått positiv feedback på utbildningen, trots att en gemensam upphandling gör att en del av utbildningsmaterialet blir standardiserat, säger Anders Johansson, säljare på IFS.
Kostnader först
Efterhand har VU tänkt bygga på med ytterligare moduler som inköp, e-fakturering och fler analysverktyg. I inledningsfasen av implementeringen handlar det dock om att få alla bitar på plats.
Framöver är tanken att den manuella inmatningen ska minimeras ytterligare och att beställningen av varor ska ske genom systemet. I början av en investering ser man mest kostnader, men förhoppningen är att vi ska kunna effektivisera processerna ännu mer, avslutar Bengt Åke Andersson.
VU:s organisation
Volvohandelns Utveckling AB (VU) är uppbyggt som en paraplyorganisation åt fristående bolag bestående av bilåterförsäljare spridda över Sverige. Av dem är Bilia störst. Återförsäljarna är egna juridiska enheter med egen prissättning, men ungefär med samma varuutbud.
|
